Application élections professionnelles

Je vous informe que l'Ucanss met à votre disposition une application relative aux élections professionnelles sur son site extranet (http://extranet.ucanss.fr), page d'accueil zone applications ou mes applications après authentification avec code d'accès.

• Pour l'organisme ou un de ses établissements

Cette application permet de saisir en ligne les résultats des élections et de remplir directement les procès-verbaux qu'il s'agisse de l'élection du comité d'entreprise, des délégués du personnel ou de la délégation unique, pour tout collège et pour les élus titulaires et suppléants.

Elle permet d'éditer chaque procès-verbal à envoyer à l'inspection du travail selon les modèles réglementaires, cette édition étant sécurisée par l'application proposée car elle intègre l'ensemble des règles à appliquer depuis la loi du 20 août 2008.

Elle vous permettra aussi de disposer d'un historique de vos élections professionnelles consultable à tout moment.

• Pour la Branche professionnelle

Cette application permet de disposer directement d'une base permettant de suivre les résultats et en fin d'année d'éditer un bilan des élections professionnelles et des compositions syndicales des instances représentatives du personnel.

Elle permet également de disposer des données nécessaires au suivi de la représentativité syndicale de la branche professionnelle.

Désormais, la mise à disposition de cette application rend inutile l'envoi des procès verbaux des élections à l'Ucanss.

• L'accès à l'application du recueil des données des élections professionnelles est sécurisé. Il est réservé aux personnes que chaque directeur habilitera. Les utilisateurs y accéderont au moyen d'un login et d'un mot de passe.

• Pour les organismes qui ont adressé à l'Ucanss l'ancien bordereau et qui n'ont pas transmis le procès-verbal, les résultats de l'élection n'ont pu être saisis.

• Les organismes concernés saisiront les procès-verbaux de leurs précédentes élections directement dans l'application.

• En effet, pour permettre à l'Ucanss en tant que Fédération d'employeurs de mesurer la représentativité au niveau de la branche, il est indispensable que la base de données comprennent l'exhaustivité des résultats des élections professionnelles tels qu'ils sont détenus par le Ministère du travail pour fiabiliser cette mesure.

La saisie est simplifiée car :

• L'application vous permet de disposer de la notice éditée par le Ministère du travail pour remplir les procès-verbaux et d'un modèle de procès-verbal de carence.

• Certaines rubriques sont préremplies de vos coordonnées qu'il vous appartient de vérifier et de modifier en cas d'inexactitude.

• L'historique des procès-verbaux des élections professionnelles adressés à l'Ucanss depuis le 20 août 2008 a été repris dans l'application. Vous pouvez ainsi consulter vos élections si elles sont postérieures à cette date.

• La calculette mise à votre disposition depuis mai 2010 a été insérée dans l'application élections professionnelles. Le calcul des résultats fait à partir de la calculette utilisée lors de la tenue du bureau de vote peut être importé dans l'application. Dans ce cas, certaines rubriques du procès-verbal seront directement remplies.

• Un délai de 15 jours est laissé pour clôturer les élections, la clôture étant une étape indispensable pour la validation des résultats enregistrés.

Une aide en ligne est consultable en bas de la page d'accueil de l'application sous le lien « aide ».

Des alertes s'afficheront également lors de la saisie de certains contenus ou lors d'incohérence de saisie.

Je vous rappelle que vous trouverez en complément de cette application pour répondre à vos questions juridiques la base documentaire egap disponible sur le site de l'Ucanss en accès réservé.

S'agissant de l'utilisation de l'application sur les élections professionnelles, la boite mèl : ddarh@ucanss.fr est à votre disposition pour solliciter l'Ucanss sur les éventuelles difficultés que vous rencontreriez.

Dans le cadre du respect de la loi informatique et libertés, je vous rappelle la nécessité de procéder aux formalités CNIL conformément aux dispositions de la lettre-circulaire Ucanss 024/10 du 15 juin 2010 et d'informer les personnes concernées au moment de la collecte de leurs données.

Cette information peut se faire notamment par une note au personnel et par une mention sur le bulletin d'inscription aux élections professionnelles qui précisera les finalités de l'applicatif, les destinataires des informations, le droit d'accès et de rectification qui peut être exercé auprès du service RH gestionnaire ou du Correspondant Informatique et Libertés de l'organisme.

De son côté, l'Ucanss a procédé aux formalités CNIL en tant que gestionnaire des données collectées et remontées par les organismes pour assurer les suivis statistiques des résultats des élections et de la représentativité syndicale de la branche professionnelle du Régime général de la Sécurité Sociale et s'engage à prendre toutes les mesures adéquates pour assurer la sécurité et la confidentialité des données.